Heb je ook het idee dat evaluatiegesprekken vooral administratieve tijdrovers zijn? Wij pleiten voor het schrappen van het klassieke evaluatiesysteem. Voer liever enkel functioneringsgesprekken waarin ook een blik op het verleden kan geworpen worden maar waarbij de focus blijft liggen op de toekomst. Het functioneringsgesprek moet dan wel voldoen aan enkele voorwaarden om het beoogde effect te behalen:

Twee volwaardige en gelijkwaardige gesprekspartners

Een eerste belangrijke voorwaarde voor een goed gesprek is dat beide gesprekspartners elkaar behandelen als volwaardige en gelijke gesprekspartners. Het is niet omdat de leidinggevende volgens de hiërarchie boven de medewerker staat, dat hij in een gesprek ook inhoudelijk meer te zeggen heeft of het beter weet. Daarom stappen we ook af van het beoordelingssysteem waarin de leidinggevende aan de hand van een rapport de medewerker gaat beoordelen. Dit leidt immers tot een ongelijkwaardige relatie waar de leidinggevende in zijn normerende ‘ouderrol’ kruipt en de medewerker als een ‘kind’ gaat behandelen. Het gevolg hiervan is dat de medewerker in de ‘kindrol’ gaat kruipen en ofwel zich gaat gedragen als het ‘gehoorzame kind’ dat braaf luistert en doet wat er gevraagd wordt, maar zelf niet meer gaat ‘nadenken’. Ofwel gaat de medewerker zich gedragen als het ‘rebellerende kind’ en gaat hij zich net verzetten tegen een aantal zaken.

Open dialoog

Een tweede belangrijke voorwaarde voor een goed gesprek is openheid. Dit wil zeggen dat beide gesprekspartners hun mening openlijk naar elkaar toe kunnen verwoorden, zonder hierbij schrik te hebben voor de reactie van de ander. Naast de voorwaarde van gelijkwaardigheid is vertrouwen hiervoor een belangrijke voorwaarde. Vertrouwen is iets dat groeit en een goed gesprek kan hiertoe bijdragen, dus dit werkt in twee richtingen. Enerzijds is vertrouwen nodig voor een open dialoog, anderzijds kan een open dialoog maar het vertrouwen doen groeien. Daarnaast spreekt het voor zich dat met het klassieke beoordelingssysteem men deze openheid niet zal kunnen verkrijgen. Wanneer een medewerker weet dat hij beoordeeld wordt, zal hij in de meeste gevallen braaf zwijgen en niet zeggen wat er gezegd moet worden. Hierdoor worden de zaken nog niet uitgesproken die uitgesproken moeten worden en komen we geen stap verder.

Afstand nemen van het dagdagelijkse

Leidinggevenden zien vaak het nut niet in van het jaarlijkse functioneringsgesprek omdat zij aangeven al dagdagelijks met hun mensen te spreken. Gelukkig, maar dit neemt niet weg dat het niet nodig is om minstens één keer per jaar even afstand te nemen van het dagdagelijkse en terug te blikken op het afgelopen jaar en stil te staan bij de toekomst. Het functioneringsgesprek overstijgt het dagdagelijkse en gaat de krijtlijnen uitzetten voor het volgende jaar. Hierbij is het belangrijk om linken te leggen met de organisatiedoelen en afdelingsdoelen. Wanneer deze krijtlijnen goed uitgezet worden en wederzijdse verwachtingen goed naar elkaar verwoord worden, zal het des te gemakkelijker worden om dagdagelijks de juiste dingen te doen en de juiste beslissingen te nemen.

Functioneren medewerker en ondersteuning leidinggevende

Waar het in het klassieke evaluatiegesprek meestal enkel gaat over de medewerker, pleiten wij ervoor om zowel het functioneren van de medewerker als de ondersteuning van de leidinggevende bespreekbaar te maken. Beide zaken zijn immers onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een medewerker die niet naar behoren functioneert is zich hier vaak niet van bewust omdat de leidinggevende niet duidelijk genoeg is in het verwoorden van zijn verwachtingen en in het geven van zijn feedback. Daarnaast zijn ook vaak niet alle voorwaarden goed ingevuld zodat de medewerker niet in staat is om te functioneren zoals ervan hem verwacht wordt. Daarom is het belangrijk om beide zaken in het gesprek bespreekbaar te maken. Dit kan maar wanneer beide partners elkaar behandelen als gelijkwaardig en dat er een open dialoog mogelijk is.

Toekomst

In een functioneringsgesprek is de toekomst de rode draad van het gesprek. Dit wil niet zeggen dat er niet over het verleden gepraat mag worden. In tegendeel, zaken die in het verleden gebeurd zijn, maken duidelijk hoe het in de toekomst anders kan.

Kan je je wel vinden in onze visie op functioneringsbeleid? Voor meer info rond de implementatie van een dergelijk beleid kan je steeds mailen naar info@novare.be of bel naar 014 434 636.